Podczas grupowania kontaktów, pierwszą czynnością jest wprowadzenie etykiet. Dla wygody użytkowania warto przyjąć jakąś strategię odnośnie do stosowanych nazw. Tutaj przyjęto, że etykiety oznaczające klasy będą poprzedzone przedrostkiem „klasa-”. Podczas wysyłania wiadomości i wpisywania odbiorcy wystarczy w takim przypadku wprowadzić kilka liter, aby uzyskać podpowiedź w postaci nazw wszystkich etykiet oznaczających klasy, można to zobaczyć na jednym z poniższych zrzutów ekranu.
Po wprowadzeniu etykiety można oznaczyć nią wybrane adresy e-mail. Najlepiej wcześniej przygotować listę w postaci oddzielonych przecinkami adresów. Należy wybrać opcję „Utwórz kontakt” → „Utwórz wiele kontaktów” i postępować tak jak na poniższych dwóch zrzutach ekranu. W pierwszym lub drugim kroku można wybrać etykietę dla dodawanych adresów e-mail.
Zgromadzone adresy e-mail widoczne są w zakładce „Kontakty”. W razie potrzeby można oznaczać je kilkoma etykietami. W tym miejscu dostępne są także opcje edycji kontaktów.
Czasami z poziomu skrzynki pocztowej etykiety nie są dostępne natychmiast po wprowadzeniu, dlatego dla pewności po utworzeniu grup można wylogować się i zalogować się ponownie.
Wysyłanie wiadomości do grupy oznaczonej etykietą przebiega podobnie, jak w przypadku pojedynczego adresata, jednak warto pamiętać o jednej ważnej sprawie. Pomijając rozważania na temat ewentualnych nieprzyjemności z powodu ujawniania danych osobowych, podstawowe zasady kultury powinny zobowiązywać do nieujawniania adresów całej grupy dla każdego odbiorcy wiadomości, zwłaszcza zwłaszcza że jest to bardzo proste do osiągnięcia. W przypadku korespondencji wysyłanej do wielu odbiorców należy wykorzystać pole UDW (i tylko to pole). Po wpisaniu kilku liter (tutaj „kla”) adresata można wybrać z listy podpowiedzi. Oczywiście jako adresata wystarczy wpisać etykietę.
Więcej informacji na temat pola UDW znajdziesz w artykule Ukryte do wiadomości.