wtorek,
Grupowanie kontaktów w szkolnej skrzynce pocztowej
W przypadku korzystania z poczty elektronicznej częstą potrzebą jest konieczność wysyłania tej samej wiadomości do wielu odbiorców. Obecnie może to być np. informowanie wszystkich uczniów z danej klasy o udostępnionych materiałach. Na kontach pocztowych udostępnionych nauczycielom przez naszą szkołę można w tym celu wykorzystać tzw. etykiety.
Adresami poczty e-mail można zarządzać z poziomu aplikacji „Kontakty”. Po zalogowaniu się do skrzynki pocztowej dostępna jest ona po kliknięciu ikony z dziewięcioma kropkami widocznej w pobliżu prawego górnego rogu ekranu.
Podczas grupowania kontaktów, pierwszą czynnością jest wprowadzenie etykiet. Dla wygody użytkowania warto przyjąć jakąś strategię odnośnie do stosowanych nazw. Tutaj przyjęto, że etykiety oznaczające klasy będą poprzedzone przedrostkiem „klasa-”. Podczas wysyłania wiadomości i wpisywania odbiorcy wystarczy w takim przypadku wprowadzić kilka liter, aby uzyskać podpowiedź w postaci nazw wszystkich etykiet oznaczających klasy, można to zobaczyć na jednym z poniższych zrzutów ekranu.
Po wprowadzeniu etykiety można oznaczyć nią wybrane adresy e-mail. Najlepiej wcześniej przygotować listę w postaci oddzielonych przecinkami adresów. Należy wybrać opcję „Utwórz kontakt” → „Utwórz wiele kontaktów” i postępować tak jak na poniższych dwóch zrzutach ekranu. W pierwszym lub drugim kroku można wybrać etykietę dla dodawanych adresów e-mail.
Zgromadzone adresy e-mail widoczne są w zakładce „Kontakty”. W razie potrzeby można oznaczać je kilkoma etykietami. W tym miejscu dostępne są także opcje edycji kontaktów.
Czasami z poziomu skrzynki pocztowej etykiety nie są dostępne natychmiast po wprowadzeniu, dlatego dla pewności po utworzeniu grup można wylogować się i zalogować się ponownie.
Wysyłanie wiadomości do grupy oznaczonej etykietą przebiega podobnie, jak w przypadku pojedynczego adresata, jednak warto pamiętać o jednej ważnej sprawie. Pomijając rozważania na temat ewentualnych nieprzyjemności z powodu ujawniania danych osobowych, podstawowe zasady kultury powinny zobowiązywać do nieujawniania adresów całej grupy dla każdego odbiorcy wiadomości, zwłaszcza zwłaszcza że jest to bardzo proste do osiągnięcia. W przypadku korespondencji wysyłanej do wielu odbiorców należy wykorzystać pole UDW (i tylko to pole). Po wpisaniu kilku liter (tutaj „kla”) adresata można wybrać z listy podpowiedzi. Oczywiście jako adresata wystarczy wpisać etykietę.
Więcej informacji na temat pola UDW znajdziesz w artykule Ukryte do wiadomości.
